Entwicklung eines internationalen Authority & Signatory Management Tools (ASMT) für Vattenfall

Auf einen Blick

Branche:
Energieversorger

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Region:
Europa

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Herausforderung:

Implementierung einer konzernübergreifenden IAG-Lösung zur Verwaltung von Unterschriftsvollmachten

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Produkt und Service:
Omada

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Ergebnisse:

• Hohe Prozess-Sicherheit
• Höhere Durchlaufgeschwindigkeit durch zentrale, konsolidierte Daten
• Revisionshistorie aller Prozesse und Bevollmächtigungen
• Erweiterbares Systemgerüst für andere Prozesse

Überblick

Das schwedische Energieunternehmen Vattenfall mit Niederlassungen in Dänemark, Deutschland, Finnland, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich ist der fünftgrößte Stromerzeuger in Europa. Das Unternehmen gliedert sich in ein eng verwobenes Netzwerk aus über 200 Gesellschaften mit insgesamt rund 14.000 Beschäftigten.

Herausforderung

Zwischen den Vattenfall-Gesellschaften finden zahlreiche Finanz- und Personalprozesse statt. Aufträge werden erteilt, müssen gegengezeichnet, bewilligt und abgelegt werden. Dies betrifft Gesellschaften mit mehreren Hundert Angestellten ebenso wie Kleinstunternehmen, externe Mitarbeiter und Zulieferer. Traditionelle, papiergebundene Abläufe sind in einem so komplexen Umfeld langsam und fehleranfällig. Benötigt wurde daher eine digitalisierte Lösung, die klar beantworten konnte, wer bei Vattenfall befugt ist, in welcher Höhe für welche Gesellschaft welchen Teilprozess zu bewilligen. Und dies nicht nur für die zahlreichen Bevollmächtigungen innerhalb des Konzerns, sondern auch darüber hinaus unter Berücksichtigung verschiedener nationaler Rechtsvorschriften.

Lösung

Vattenfall Deutschland hatte bereits 2010 eine Lösung zur digitalen Zeichnung von Dokumenten eingeführt. Das Tool hatte sich durchaus bewährt, war aber auf Deutschland beschränkt. Als nach acht Jahren ein Nachfolger gesucht wurde, entschied sich der Konzernvorstand für eine unternehmensweite Umsetzung. Da sich die zunächst präferierte, weitgehend vorkonfigurierte Standardlösung nicht finden ließ, entschied Vattenfall, ein eigenes ASMT zu entwickeln. Als Software-Basis wurde Omada gewählt, die Implementierung übernahm iC Consult als externer Dienstleister.

Ziel war der Aufbau eines Repositorys aller Vollmachten. Anfangs nur für monetäre Projekte, später aber auch für Prozesse, die Personalvollmachten – z.B. für Versetzungen – betreffen.

Großer Wert wurde daraufgelegt, dass eine eigenständige, vom vorhandenen IAM-Stammsystem unabhängige Lösung entstand. Lediglich die Identitätsdaten sollten übernommen werden. Zudem sollten sich alle Funktionalitäten möglichst durch Standardfeatures von Omada umsetzen lassen.

Ergebnis

Vom Projektstart Anfang 2019 bis zur ersten Implementierung vergingen gerade einmal drei Monate.

Um die Komplexität der verschiedenen Bevollmächtigungen möglichst verständlich abzubilden, wurde ein Shop-System entwickelt. Dort können Vollmachten beantragt und verwaltet werden. Definierte Genehmigungsverfahren garantieren dabei eine hohe Sicherheit. Gegenüber analogen Verfahren lässt sich zudem der Lebenszyklus von Bevollmächtigungen weitgehend automatisieren. Abbilder der Unterschriften lassen sich hochladen. Verschiedene Auswertungsfunktionen erleichtern den Überblick und können flexibel erweitert werden.

Das Erfassen manueller Zahlungsanweisungen ließ sich später ebenfalls im System umsetzen. Das System wählt automatisch jene Mitarbeiter aus, die Zahlungsanweisungen in der erforderlichen Höhe ausstellen dürfen. Nachdem ein Zeichnungsberechtigter den Auftrag digital unterschrieben hat, wird revisionssicher ein Dokument angelegt, aus dem klar hervorgeht, wer wann welchen Auftrag unterschrieben hat.

Alle implementierten Freigabeprozesse lassen sich deutlich schneller und sicherer abwickeln. Vollmachten können zeitlich befristet vergeben werden und verfallen so – z. B. für externe Mitarbeiter nach Projektabschluss automatisch. Ein vollumfänglicher Identity Lifecycle sichert zudem die Aktualisierung der Daten bei organisatorischen Änderungen des Mitarbeiters.

Unabhängig von allen Erfolgen, stand von Anfang an fest, dass die bis zum März 2019 erreichte Implementierung nur der erste Schritt sein kann. In Zukunft geht es darum, weitere Prozesse in den Gesellschaften und Geschäftsbereichen einzubinden.

So sollen mittelfristig alle internen, unterschriftenpflichtigen Dokumente nur mehr innerhalb des ASMT bearbeitet und signiert werden. Die Anwender wählen lediglich den gewünschten Business-Prozess. Der gesamte Workflow wird anschließend vom ASMT gesteuert. Schnell, zuverlässig und revisionssicher.