Effiziente Digitalisierung komplexer Unternehmensprozesse
Zwischen den Vattenfall-Gesellschaften finden zahlreiche Finanz- und Personalprozesse statt. Aufträge werden erteilt, müssen gegengezeichnet, bewilligt und abgelegt werden. Dies betrifft Gesellschaften mit mehreren Hundert Angestellten ebenso wie Kleinstunternehmen, externe Mitarbeiter und Zulieferer. Traditionelle, papiergebundene Abläufe sind in einem so komplexen Umfeld langsam und fehleranfällig. Benötigt wurde daher eine digitalisierte Lösung, die klar beantworten konnte, wer bei Vattenfall befugt ist, in welcher Höhe für welche Gesellschaft welchen Teilprozess zu bewilligen. Und dies nicht nur für die zahlreichen Bevollmächtigungen innerhalb des Konzerns, sondern auch darüber hinaus unter Berücksichtigung verschiedener nationaler Rechtsvorschriften.
Maßgeschneiderte Lösung für globale Anforderungen
Vattenfall Deutschland hatte bereits 2010 eine Lösung zur digitalen Zeichnung von Dokumenten eingeführt. Das Tool hatte sich durchaus bewährt, war aber auf Deutschland beschränkt. Als nach acht Jahren ein Nachfolger gesucht wurde, entschied sich der Konzernvorstand für eine unternehmensweite Umsetzung. Da sich die zunächst präferierte, weitgehend vorkonfigurierte Standardlösung nicht finden ließ, entschied Vattenfall, ein eigenes ASMT zu entwickeln. Als Software-Basis wurde Omada gewählt, die Implementierung übernahm iC Consult als externer Dienstleister.
Ziel war der Aufbau eines Repositorys aller Vollmachten. Anfangs nur für monetäre Projekte, später aber auch für Prozesse, die Personalvollmachten – z.B. für Versetzungen – betreffen. Großer Wert wurde daraufgelegt, dass eine eigenständige, vom vorhandenen IAM-Stammsystem unabhängige Lösung entstand. Lediglich die Identitätsdaten sollten übernommen werden. Zudem sollten sich alle Funktionalitäten möglichst durch Standardfeatures von Omada umsetzen lassen.
Schnelle Implementierung und hohe Sicherheit
Vom Projektstart Anfang 2019 bis zur ersten Implementierung vergingen gerade einmal drei Monate.
Um die Komplexität der verschiedenen Bevollmächtigungen möglichst verständlich abzubilden, wurde ein Shop-System entwickelt. Dort können Vollmachten beantragt und verwaltet werden. Definierte Genehmigungsverfahren garantieren dabei eine hohe Sicherheit. Gegenüber analogen Verfahren lässt sich zudem der Lebenszyklus von Bevollmächtigungen weitgehend automatisieren. Abbilder der Unterschriften lassen sich hochladen. Verschiedene Auswertungsfunktionen erleichtern den Überblick und können flexibel erweitert werden.
Das Erfassen manueller Zahlungsanweisungen ließ sich später ebenfalls im System umsetzen. Das System wählt automatisch jene Mitarbeiter aus, die Zahlungsanweisungen in der erforderlichen Höhe ausstellen dürfen. Nachdem ein Zeichnungsberechtigter den Auftrag digital unterschrieben hat, wird revisionssicher ein Dokument angelegt, aus dem klar hervorgeht, wer wann welchen Auftrag unterschrieben hat.
Alle implementierten Freigabeprozesse lassen sich deutlich schneller und sicherer abwickeln. Vollmachten können zeitlich befristet vergeben werden und verfallen so – z. B. für externe Mitarbeiter nach Projektabschluss automatisch. Ein vollumfänglicher Identity Lifecycle sichert zudem die Aktualisierung der Daten bei organisatorischen Änderungen des Mitarbeiters.
Erweiterung der Prozessintegration
Unabhängig von allen Erfolgen, stand von Anfang an fest, dass die bis zum März 2019 erreichte Implementierung nur der erste Schritt sein kann. In Zukunft geht es darum, weitere Prozesse in den Gesellschaften und Geschäftsbereichen einzubinden.
So sollen mittelfristig alle internen, unterschriftenpflichtigen Dokumente nur mehr innerhalb des ASMT bearbeitet und signiert werden. Die Anwender wählen lediglich den gewünschten Business-Prozess. Der gesamte Workflow wird anschließend vom ASMT gesteuert. Schnell, zuverlässig und revisionssicher.
Für Prozess Manager und Projektleiter Benjamin Mewes steht das Fazit fest: „Mit Omada können wir Rechteverwaltungen mit Attributen sehr elegant und rechtssicher innerhalb der Matrixorganisation umsetzen. Wo klassische IAMLösungen ganz auf Identitäten und ihre Berechtigungen im System fokussiert sind, adressieren wir mit ASMT legalrechtliche Anforderungen und Genehmigungen passend zu den Anforderungen der Business Prozesse – und das sogar in unterschiedlichen Jurisdiktionen.“
